Comunicação entre agentes: como melhorar e evitar ruídos?

No artigo de hoje, vamos analisar a importância da comunicação entre os agentes de carga e algumas maneiras de evitar ruídos que comprometam a eficiência das operações. Sabemos que um processo de importação ou de exportação é composto por diversas etapas que se relacionam, dependendo uma da outra para que o transporte e a liberação das mercadorias seja realizado da melhor maneira, garantindo o sucesso da cadeia logística. Para que isso seja de fato viável, os operadores de diferentes áreas envolvidas na operação precisam se atentar a cada atualização do processo, contribuindo para o sucesso logístico e mantendo os clientes sempre bem informados.

Agente de carga: quais são as responsabilidades deste profissional em uma importação ou exportação?

Antes de falar sobre a importância da comunicação entre os agentes de carga e as melhores maneiras de evitar ruídos que prejudiquem as operações, vamos entender quais são as atribuições de um agente de cargas e como ele participa das operações de importação ou exportação?

Explicando de uma forma genérica, o agente de cargas é responsável por desenvolver soluções personalizadas para o transporte de carga, seja no modal marítimo, que é o mais utilizado no comércio exterior, aéreo ou rodoviário. No entanto, para desenvolver essas soluções, o agente de cargas precisará entender de fato a demanda e as necessidades do cliente, analisando o tipo de mercadoria a ser transportada, o volume, as dimensões das embalagens, o prazo exigido e também o orçamento para tal operação. A partir daí, ele conseguirá planejar as melhores rotas e propor os valores de frete para o importador ou exportador, que escolherá o que melhor lhe convier.

E engana-se quem pensa que encerra-se aí a atuação do agente de cargas, nada disso!

Além de realizar todo esse planejamento logístico, as cotações de frete com os armadores e verificar as possíveis datas de embarque de acordo com o os locais de embarque e desembarque solicitados, ele também é quem emite o Conhecimento de Embarque na maioria das vezes, sendo o Bill of Lading (B/L) no modal marítimo, o Air Waybill (AWB) no modal aéreo ou o Conhecimento de Transporte Rodoviário (CRT) nas operações terrestres. O Conhecimento de Embarque é um dos documentos mais importantes do Comércio Exterior, pois registra oficialmente o embarque da mercadoria no meio de transporte, serve como comprovação da contratação de serviço de transporte conforme o Incoterm definido, além de garantir com que o exportador receba o pagamento da mercadoria e que o importador receba a carga mediante à apresentação do mesmo. Diversos imprevistos e contratempos podem ocorrer durante o transporte das cargas, sendo o agente de cargas também o responsável por acompanhar essa movimentação, resolver possíveis imprevistos no decorrer do transporte e manter o comprador ou o vendedor da carga informados sobre qualquer alteração.

Comunicação para uma operação de excelência Agora que você já entendeu as principais atribuições de um agente de cargas e a extrema importância da sua atuação nas operações logísticas, vamos retomar a nossa análise a respeito de uma boa comunicação que ajudará a garantir o sucesso nas entregas.

Tão importante como a comunicação entre o contratante e o contratado, com atualizações e follow ups recorrentes, é a comunicação interna entre os envolvidos na operação. O Comércio Exterior vem enfrentando inúmeros desafios nos últimos tempos, como o acúmulo de cargas em diversos portos pelo mundo aguardando embarque ou desembarque, blank sailings e desequilíbrio entre a oferta e a demanda de contêineres, que elevou as taxas do frete marítimo aos maiores níveis da história. Todo esse caos na cadeia de suprimentos global pode ser atenuado com a implementação de recursos que melhorem a comunicação entre as partes, mantendo todos preparados para atuar nesses cenários de incerteza, realizando bookings com maior antecedência e adaptando os preços para o cliente final gradativamente.

Como melhorar a comunicação interna e evitar ruídos?

Para proporcionar uma jornada de excelência para os clientes, é necessário investir em diversas áreas, se atualizando com as ferramentas disponíveis no mercado. Focando no quesito comunicação, que é essencial para o sucesso e a fidelização dos clientes, trouxemos três pontos de melhorias:

– Tecnologia

Assim como em diversas etapas das operações, a utilização de recursos tecnológicos é essencial para garantir uma comunicação efetiva, pois permite que os agentes de carga obtenham informações da mercadoria em trânsito em tempo real, comunicando qualquer ocorrência imediatamente às partes que possam ajudar na resolução do problema, o que aumenta a eficiência da operação como um todo.

– Soft skills

A sua equipe pode ter o maior nível de conhecimento em operações logísticas do mundo, mas apenas isso não será suficiente para que a jornada do importador ou exportador seja de fato um sucesso, pois ele precisa de um atendimento de alto padrão para confiar na sua empresa, adquirir seu produto ou serviço novamente e também recomendá-lo. No entanto, foque no desenvolvimento de habilidades socioemocionais, criando uma equipe empática, que possua a capacidade de ouvir, de se atentar às demandas e proporcionar soluções que fujam do óbvio.

– Comunicação multicanal

Se adapte às necessidades do cliente sem perder a sua essência! O cliente prefere realizar reuniões presenciais? Ofereça essa alternativa. O cliente prefere e-mail, whatsapp, ligação, videoconferência? Esteja sempre disposto a atendê-lo da maneira que se sentir mais confortável, evitando a falta de comunicação por utilizar a ferramenta errada.

Gostou de saber mais sobre a importância da comunicação para os agentes de carga?

A Savilog é um agente de cargas com alma brasileira e possui uma equipe expert em operações logísticas pronta para oferecer as melhores soluções para a sua logística com diversos parceiros espalhados pelo mundo, garantindo atender as demandas em tempo real e mantendo você, importador ou exportador, sempre informado sobre todo o processo!